خدمة إدارة وتوثيق العقود عبر منصة قوى هي إحدى الخدمات الرقمية الأساسية التي تقدمها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية السعودية، وتهدف إلى تطوير قطاع إدارة الموارد البشرية ورفع مستوى الشفافية وحماية حقوق طرفي العقد الوظيفي داخل السوق السعودي. تتيح هذه الخدمة للمنشآت والشركات إمكانية إنشاء عقود العمل الجديدة وتوثيقها وتعديلها وإنهاءها بشكل إلكتروني بالكامل دون الحاجة للتعاملات الورقية أو التواجد الفعلي في مكاتب العمل، ما يساهم في تسريع الإجراءات ويوفر الوقت والجهد لكل من أصحاب الأعمال والموظفين.
يبدأ استخدام الخدمة بتسجيل صاحب المنشأة أو مدير الموارد البشرية الدخول إلى منصة قوى واختيار خدمة إدارة وتوثيق العقود ثم إضافة البيانات الخاصة بالمنشأة والعامل وتفاصيل العقد (نوع العقد، الراتب، البدلات، فترة التجربة، المزايا، تاريخ بدء العمل، إلخ). بعد ذلك يتم إرسال العقد إلكترونيًا للموظف لمراجعة البنود وتأكيد أو رفض العقد أو طلب تعديله. بمجرد الموافقة من الطرفين، يصبح العقد موثقًا رسميًا ويتم ربطه بسجل الموظف في المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
تدعم الخدمة توثيق العقود للعاملين السعوديين والوافدين، وتشمل جميع أنواع العقود مثل المحدد والغير محدد المدة والعقود الجزئية وكذلك عقود العمل عن بعد. توفر المنصة آلية متابعة لحالة كل عقد ونسب التوثيق؛ حيث يمكن للمنشآت تتبع العقود غير الموثقة أو المنتهية أو العقود قيد المراجعة، وإصدار تقارير دورية للأداء والامتثال. تبسط الخدمة أيضاً إجراءات إنهاء العقد أو إنهاء العلاقة التعاقدية بما يتوافق مع اللوائح المعتمدة من وزارة الموارد البشرية، وتتيح للموظف متابعة طلباته والحقوق المتعلقة بنهاية الخدمة ومكافآتها عبر المنصة.
من مزايا الخدمة ضمان الأرشفة الإلكترونية لكل العقود، توفير الحماية القانونية للعامل والمنشأة، سهولة مطالعة وتعديل العقود، إمكانية التحقق من صحة البيانات وتحقيق تطابقها بين الجهات الحكومية، ودعم التطور الرقمي والتحول إلى بيئة عمل بلا ورق. تؤكد منصة قوى أهمية توثيق العقود لجميع العاملين وأن ذلك إلزامي منذ تاريخ مباشرة العامل حتى انتهاء العلاقة لضمان حقوق جميع الأطراف.
أهمية إدارة وتوثيق العقود.
تسريع إجراءات التوظيف والتوثيق وتسهيل الربط مع التأمينات الاجتماعية.
تعزيز الشفافية وحماية الحقوق القانونية لكافة الأطراف.
دعم سهولة الأرشفة والوصول للعقود والتحقق من صحتها إلكترونياً.
تقليل الأخطاء وتحقيق الالتزام بنظام العمل السعودي.
التحديات
ضرورة استكمال وتحديث بيانات العامل والمنشأة باستمرار لضمان صحة التوثيق.
إدارة تغييرات العقود والنماذج بما يتوافق مع التحديثات التشريعية.
التعامل مع أعداد كبيرة من العقود إلكترونيًا في أوقات الذروة أو التدريب.
القطاع المستهدف
عام
الجهة التابعة
منصة قوى
المدة الزمنية المتوقعةN/A
مدة الموافقة الحكومية1 يوم عمل
رسوم الخدمة64
الالرسوم الحكوميةلا توجد رسوم
الشروط الإلزامية
✓أن تكون المنشأة قائمة.
✓أن لا يكون للعامل عقد ساري في قوى.
✓أن تكون رخصة العمل الخاصة بالعامل سارية لأكثر من (60) يوماً.